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英語公用語化へのステップ【文書編】:採用した外国人エンジニアが活躍できる職場作り

ベストマッチな外国人エンジニアが採用できた!というのは、とても喜ばしい事実ではありますが、実は、採用の成功はその後の活躍の成功を保証するものではありません。

どんなに優秀な外国人エンジニアでも、実際に活躍し御社に貢献していけるかどうかは、御社の社内環境の整備への努力にかかっています。

社内環境の整備として求められることの一つが、社内の言語環境を整えることです。日本語が母国語ではない外国人エンジニアにとって、語学の壁はかなり大きな問題です。外国人エンジニアを採用し、グローバルチームで日本・世界で戦っていく覚悟があるベンチャー企業の経営者・人事の皆様の究極の理想は、英語が社内公用語になることでしょう。しかし社内英語公用語化といってもどこから手をつけたらいいか分からない・・・いきなりは始められない・・・そんな思いを持つ方は多いかと思います。前回は会議の言語について御社で取り組めるポイントをお伝えしました。今回は第二弾として、社内の文書を英語化していくために御社が今すぐできるアクションポイントをお伝えします。

なお今回の記事は、下記のような方々を対象としています。
・本気でグローバルチームを作って成長する覚悟があるベンチャー企業
・すでに外国人エンジニアを採用していて、組織づくりに取り組まなければという覚悟(ニーズ)があるベンチャー企業
なお、英語公用語化に伴うデメリットについてはこちらの記事をご確認ください。英語公用語化のデメリットはあるものの、本気にグローバルで勝負をしていくのであれば、英語公用語化に向けた取り組みは避けては通れない道です。日本・世界で活躍していくベンチャー企業の皆様の組織づくりに参考になるように具体的な施策も含めてお伝えいたします!

 

目次

はじめに:外国人エンジニアと日本人社員の間にある情報の「量」と「質」の差
チャットシステムで英語化を進める方法
会議(ミーティング)の議事録の英語化を進める方法
社内規則の英語化を進める方法

 

はじめに:
外国人エンジニアと日本人社員の間にある情報の「量」と「質」の差

まずはじめに、御社の外国人エンジニア方は、他の日本人の方と全く同じ「量」と「質」の情報にアクセスすることができていますでしょうか?採用した外国人エンジニアの方の活躍を期待するのであれば、まずは社内にある情報の「量」と「質」を日本人メンバーと同等レベルまで上げていくことが必須です。

想像してみてください。皆様がある海外で「外国人」として働いているとします。そのチームではチベット語でだったり、ウルドゥー語であったり、自分が十分に理解できない言語で周りのみんなが会話し、チャットシステムではたくさんの情報のやりとりがされています。たまに重要だと判断された情報は英語が堪能なメンバーによって英語に翻訳され、なんとかその情報だけは理解が出来ます。でも大半の情報については、一体全体どんなことが話されているか分かりません。しかし会社のトップやマネージャーはあなたにこんな風に伝えます。「あなたらしい意見、アイディアをどんどん出してください!会社はあなたの素晴らしい経験と技術を評価しています。他のメンバーとは違う背景があるからこその個性的な発想も楽しみにしています!」しかし、そんな風に言われたところで、何が起きているかよくわからないのに発言できないよ・・・きっとあなたは、そんな風に思わないでしょうか?

これが今多くの日本のベンチャー企業で、多くの外国人エンジニアにおこっていることです。会社で交わされている情報を、外国人エンジニアの方が十分に理解できていません。もしかしたら外国人メンバーが理解していないことは、ただのジョークであったり、たわいもない会話だったり、仕事の判断には直接関係のない情報かもしれません。それでも、外国人メンバーの方が「自分は他の日本人メンバーと同じようには会社で起きていることが分かっていないんだ」と思ってしまうと、なかなか発言しづらくなります。また外国人エンジニアの方が、「自分には十分な情報が共有されていない」と感じられると、自分はチームにとってそこまで重要なメンバーではないのだ、という思いを持ち始めるかもしれません。そういう思いを持ってしまうと、外国人エンジニアの方は、付加価値を出していこう!という積極的な思いを持ちづらくなります。結果として、言われたこと・やるべきことだけをやればいい、というような態度になっていくかもしれません。

採用した外国人エンジニアへの活躍を期待するのであれば、日本人メンバーと外国人メンバーが同じように会社での情報にアクセスできる環境を整えることが非常に重要です。

 

チャットシステムで英語化を進める方法

今回は社内で「文章」で交わされる情報、文書に焦点をあてて、御社がどんな風に今後英語化に向けて取り組めるかをお伝えします。まずはおそらく多くのベンチャー企業が取り入れているチャットシステムでの英語化からお伝えします。ここでいうチャットシステムとは、Slackやチャットワーク等のシステムをさしています。

【チャットシステムの特徴】

情報量:中〜多 ◯〜◎

頻度:多 ◎

重要度:低〜中 △〜◯

 

チャットシステムでの文章のやりとりの特徴は、とにかく頻繁に情報が交わされているということです。一方、チャットシステムでは、重要な決断や議論がされるということはあまりないかと思います。そのため、日本語のチャットシステに他の外国人エンジニアがついていけなかったとしても、日本人メンバーからすると「どうせ重要なことは話していないし」という気持ちになるかもしれません。しかし、毎日頻繁にやりとりがされているチャットシステムで「ついていけていない」状況に日々直面していくということは、外国人エンジニアが疎外感を募らせる可能性が高くあります。

 

【取り組みポイント】

チャットシステムでは情報がスピード感を持って交わされています。外国人エンジニアの活躍を期待するのであれば、チャットシステムの英語公用語化は優先的に考えたいところでもあります。またチャットだけでそこまで重要なことは話されていないことを考えると、実はチャットシステムこそ英語公用語化の導入がしやすいという側面もあります。

しかしいきなりの公用語化は難しい。そんな場合は、下記のような取り組みを通じて徐々にチャットシステムの英語化を進めていくことをお勧めします。

 

実際に他のベンチャー企業でも行われていることで、御社でチャットシステムで取り組めることは下記の通りです。

①チャットの同時翻訳システムを入れ込む

あるベンチャー企業では、外国人エンジニア自らが既存のチャットシステムをアレンジして、Google翻訳を入れたそうです。それにより、外国人エンジニアには日本語のチャットがリアルタイムで英語で閲覧できるようになったそうです。御社にはたくさんの優秀なエンジニアが在籍しているかと思います。チャットシステムのGoogle翻訳アレンジを頼めば、きっと御社でも実現ができるかと思います。

 

②チャットシステムの一部のチャンネルは英語にする

チャットシステムの中に色々なチャンネルがあると思います。中には少し技術的な話も関わるから、英語にすると時間がかかる、間違った情報になってしまうリスクがある、といった心配があるチャンネルもあるかもしれません。しかし、一部のチャンネルは、そこまで深刻に英語の文法やミスを考えなくても、勢いで発言できるようなチャンネルも存在しているかと思います。そのようなチャンネルをピックアップして、そこだけは英語公用語化、というのを始めるのも一つです。

例えば、弊社では#workfromhomeというチャンネルがあります。これは、在宅勤務する日をみんなに伝えるというだけのシンプルな目的のチャンネルです。こういった事務連絡的なもので、ある程度パターンが決まっているものは、英語に切り替えても抵抗がなく受け入れられるかと思います。

 

③チャット英語化アンバサダーを任命する:

チャットツールを英語化していく上で、多くの日本人メンバーが「恥ずかしい」「自信がない」という思いをまず持ちがちです。そんなメンバーを勇気付けていくために、社内で積極的に英語を使っていくメンバーを数名選び「チャット英語化アンバサダー」を発足するのも1つです。このメンバーには、影響力がある経営メンバーが入るのもいいですし、他のメンバーが「彼(彼女)が頑張っているんだったら自分も頑張らなければ・・・」と思わせるメンバーを任命するのも1つです。また英語が流暢でないけれども度胸があり、語学力を気にせずジョークを言えるようなひょうきんなメンバーを任命できれば、多くの日本人メンバーに勇気を与えます。

 

会議(ミーティング)の議事録の英語化を進める方法

 

【会議(ミーティング)の特徴】

情報量:中 ◯

頻:少〜中 △〜◯

重要度:高 ◎

 

会議の頻度は、会社やチームによると思いますが、会議では重要なことが話され決められる、ということは共通しているかと思います。会議の内容を外国人エンジニアが十分に理解できなければ、外国人エンジニアの方々は今後どのように会社に貢献していけばいいか、という重要な指標をもてず困惑してしまいます。会議の言語の重要性については前回の記事をご参照ください。

会議の内容・議事録を英語で共有できるシステムを作ることは非常に重要なことです。

 

【取り組みポイント】

会議の議事録については、とにかく全て英語にしていく、ということを徹底することが大切です。そして、英語の議事録にまとめるスピードは早ければ早いほど(すなわちリアルタイムが究極の)理想で、そのような仕組みを作っていくことが最終ゴールになります。

 

具体的に御社で取り組んでいけるアクションポイントは下記の通りです。

①日本語で作った議事録をその後英語に翻訳することを徹底する:

英語で議事録を取り始めることに抵抗がある場合は、まずは日本語であるものを翻訳することをとにかく社内で徹底することから始めます。

もしもツールの導入が可能であれば、ドキュメントの自動翻訳ツールであるYaraku Zenというのがあります。これはドキュメントを自動翻訳できるのでおすすめのものです。

このようなツールの導入にはまだ抵抗がありながらも、日本語の議事録をゼロから翻訳し始めるのは大変であれば、まずはそのドキュメントをGoogle翻訳にかけ、その後その翻訳された文章で明らかにおかしいところがないかを確認して少し修正する、というだけでも十分なものは出来上がります。

議事録の翻訳は頻繁に出てくるものでもあるので、とにかく社内のリソースだけで完了する仕組みを作ることが大事です。

 

②英語が堪能なメンバーが会議内容の議事録を英語でとる:

日本語で会議が行われている場合は、その会議の内容で話されていることを英語でリアルタイムで議事録をとっていく日本人バイリンガルメンバーがいると、とてもスムーズに物事が進みます。英語で議事録をその場で取ることで、日本語で議事録をとった場合には気づかないようなことも、色々と配慮する必要があると気づくかもしれません。

リアルタイムで英語で議事録を取る場合は、可能であればその議事録に会議中に外国人エンジニアメンバーが確認できる状況にしてあると、より外国人エンジニアに親切です。例えばGoogleドキュメント上で議事録を取るのであれば、そのドキュメントのリンクを外国人エンジニアに共有しておくだけで十分です。

 

③会議内容を十分に理解したか個別にフォロー:

議事録を英語で取るようにしたとしても、個別に外国人エンジニアの方に、「今回のミーティングは十分に理解できた?」と確認をする習慣をつけるのも1つ大切なポイントです。英語で議事録を取っているのだから十分でしょ、と思ってしまいがちですが、英語の翻訳文章が不十分で分からない、とか、議事録ではカバーされていないと感じるようなものがあった、等色々な発見があるかもしれません。また十分に会議で発言が出来なかった可能性がある外国人エンジニアの方に会議後にはなってしまうものの、意見を確認することで、何か議題や決定事項に対して彼らからの提案や意見を伝えてもらえるかもしれません。会議というのが重要な事項を話され、決定される場所であれば、その会議が完全に英語になるまでは、他の日本人メンバーの歩み寄りがあることは望ましいです。

 

社内規則の英語化を進める方法

 

【社内規則の特徴】

情報量:少 △

頻:少 △

重要度:高 ◎

 

社内規則を外国人エンジニアの方が、実際に確認する頻度はおそらく少ないと思います。またベンチャー企業であれば、社内規則の分量はそこまでないかと思います。しかし、こういった社内規則を確認しなければいけない状況になっている時は、ある程度の重要・緊急性がある可能性が高いです。

 

【取り組みポイント】

社内規則については、外国人エンジニアの方が必要だと感じた時にすぐにその情報にアクセスできる状況にあることが大切です。その場合、一語一句が完璧に社内規則が翻訳されているかどうかは重要ではなく、社内規則で考慮すべきポイントを何らかの形で理解できる形であることが最低限求められます。

また、ベンチャー企業は刻々と色々な状況が変わる中で、社内規則も頻繁に変えていくということもあるかもしれません。そういった場合は、外国人エンジニアの方がアクセスできる英語での社内規則の情報は、常に最新のものである必要があります。

外国人エンジニアを採用するとなると、多くの方が「まずは社内規則を一斉に英語に翻訳しなければ!」と焦るかもしれませんが、上記のポイントを踏まえて、ステップバイステップで行っていけるアクションポイントをお伝えします。

 

①入社時に大切なポイントを口頭で英語で説明する:

「社内規則を読んでおいてね。グーグル翻訳できるでしょ?」というように外国人エンジニアに社内規則を「丸投げ」してしまう企業がかなり多くあります。これは、NGです。

まず何よりも大切なことが、外国人エンジニアが入社した時点で、担当の方がしっかりとミーティングの機会をもち、社内規則を英語で一つ一つ説明するということです。入社後に外国人エンジニアとベンチャー企業の方の間で起こる問題の多くが「お互いの常識が違うこと」に起因します。社内規則をしっかりと説明しておけば防げる問題は多くあります。社内規則を説明する際のポイントは、その規則でNGになる例を具体的にあげることです。また外国人エンジニアの方から積極的に質問を受けるようにしましょう。

可能であれば、説明をした後に、説明をしたことの重要ポイント・項目のチェックリストを作っておき、そのチェックリストに外国人エンジニアにチェックを入れてもらうなども取り得るアクションです。説明したことと伝わっていたことが違っていたということも起きるため、理解の一致を確認することができます。

社内規則を英語で説明する場を一度設けておけば、完璧に社内規則を覚えておいてもらうことは不可能でも、例えば禁じられている行為などについては一通りインプットされるでしょう。

 

②クラウド上の社内規則のアクセス場所を伝える:

社内規則が日本語で書かれているのであれば、日本語の社内規則のハードコピーを外国人エンジニアに渡したところで、スピーディーに翻訳ができず、必要な時に参照するのに苦労します。多くのベンチャー企業は、文書をクラウド上に保管しているかと思います。そのクラウド上の社内規則のアクセス場所を明確に伝えておく、ということは非常に重要です。クラウド上に社内規則があれば、必要な時は自らアクセスし、それをGoogle翻訳をすれば大体の重要なポイントは外国人エンジニアの方ご自身で推測ができます。その上で詳細をマネージャーや総務・人事の方に確認することができます。

 

③社内規則の重要なポイントを社内Wikiで英語でまとめておく:

社内規則を確認したい、と思った時に日本人でも項目を一つ一つ確認するのは面倒な作業です。外国人エンジニアの方が日本語の社内規則をGoogle翻訳を使って確認しようとすると(また日本の社内規則のフォーマットに慣れていないと)、その苦労は日本人以上にあります。そこで、お勧めなのは、よく参照される可能性のある社内規則をWiki形式でオンライン上でまとめることです。

その際に使える可能性のあるツールは下記のようなものがあります。

Notion https://www.notion.so/

Basecamp https://basecamp.com/how-it-works

弊社ではNotionを使って、社内で参照される可能性が高い社内規則、例えば、休みについての規定、在宅勤務についての規定などをまとめ始めました。こういったWikiで管理することのメリットは、情報のアップデートが簡単であること、必要に応じてそれぞれの規則についての詳細な説明なども付け加えられることです。

 

④自動翻訳ツールを使って一斉に社内規則を英語に翻訳する:

社内規則を英語に翻訳するために使えるツールとしては、自動翻訳のツールであるYaraku Zenがあります。他にももちろんGoogle翻訳をつかって翻訳をした後に、そこで不自然な文章のみをマニュアルで変換するという方法もあります。社内規則はあくまで社内向けのもので、重要なことがしっかりと伝わればいい、ということを考えると、こういったツールの活用での英語でも問題がないと言えます。

重要なポイントは、一度翻訳をしただけに終わらず、社内規則が改定されるたびに翻訳をするのは誰なのか、翻訳をしていく仕組みを決めておくことです。よく一度翻訳をしたはいいけれども、英語の文書だけ古いバージョンで、日本語ばかりがアップデートされていく、という状況に陥りがちです。社内規則の英語化を徹底する仕組みを作っていく工夫が求められます。

 

♢♢♢

社内英語公用語化を推進していく上での、まずは文書から取り組めるポイントについてお伝えしました。いかがでしたでしょうか。

大変だと感じられたり、圧倒された気分になってしまうかもしれません。全てを一気に取り組もうとすると、どれも中途半端になってしまう可能性もあります。まずは優先順位をつけ、スケジュールを組み、一つの「社内英語公用語化プロジェクトー文書編ー」といったプロジェクトとして取り組んでいくことをお勧めします。

優先順位をつけていく際には、ぜひ上述で記載したそれぞれの文書のタイプによる特徴もご参考にしていただきつつ、一番のお勧めは実際に社内で外国人エンジニアの方が働いている場合は、「文書はどこの部分で一番困っているか?」とヒアリングをすることです。外国人エンジニアの方々を巻き込むことは、御社が言語の面で歩み寄ろうとしている思いを社員に伝えられるというメリットもあります。

社内文書の英語化を進めていくのに挫折しそうになった時には、何よりも社内の外国人エンジニアの方とお話をしてみてください。彼らが抱えているみや思いを聞くことは、きっと英語化を推進していかなければ!という使命感につながります。

ぜひ御社での社内文書の英語化が効果的に進むことを願っています!

 

 ◇◇ベンチャー企業向け!社内英語化に向けた10のポイント◇◇
外国人採用の成功は、グローバルチームとしての活躍を迎えられてこそ
求められるのは単なる完全英語化ではなく、ポイントを抑えた機能する英語化です!

こんなベンチャー企業に向けて書かれています
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外国人エンジニアの採用を検討しているが、結局高い
日本語能力を求めざるを得ず、採用が進まない
すでに外国人社員が在籍しているが、言語の壁が問題になっている
先を見据えグローバルなチームを作っていこうと考えている

御社の状況に合わせた場所から取り入れることが可能な、
3つの場面から構成されています

◆会議の英語化 4つのポイント
◆文書の英語化 3つのポイント
◆日常会話で気をつける 3つのポイント

*受け入れ環境チェックリスト入り
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松本麻美
松本麻美
「異人・変人と変革を」外国人ハイスキルエンジニアとベンチャー企業をつなげることで、一人一人が情熱を思い切り追求できる世界を創ることを目指すアクティブ・コネクターを2013年5月に創業。17歳で単身渡英。ウェールズの寄宿舎での2年間の生活、カナダでの大学生活を経て、就活やインターンに明け暮れる大学院生活を送ったのち外資金融に入社。311を機に退職をし、パキスタンに渡る。その後情熱に突き動かされるままに起業。

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