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初めての外国人採用なら見落とせない 社内受け入れ準備3つ

 

「入社した外国人社員へはどういったフォローが大切でしょうか。」
外国人採用を初めて行うという企業の方から、こういったご質問を受けることがあります。

しっかりサポートをされようという意識が素晴らしい一方、初めての外国人採用における準備として盲点となりがちなのが既存メンバー・社内側を改めて見回すという作業です。1人目の国人採用においては特に、日本人社員、既存システムへの意識的なフォローや改革が結果的に何よりもの外国人社員へのフォローとなります。

今回は「1人目の外国人採用」を多く目にしてきた私たちから、すでに会社に存在するヒト、モノ、コトに対しておすすめしたい準備3つをご紹介します。

目次
①とにかく大事:現場社員に外国人採用の必要性、理解を浸透させる
②言語面でのフォローや変更が必要な箇所をリストアップする
③定期的に密なコミュニケーションが取れる1on1導入を検討する
まとめ

 

①とにかく大事:現場社員に外国人採用の必要性、理解を浸透させる

社員が外国人採用の意味を理解していない→入社した外国人社員への不満が蔓延→外国人社員が定着できないというケースは少なくありません。逆に言えば、既存社員が意味や価値を理解できていれば防げることです。

例えば社内での使用言語に英語が加わる場合、日本人社員の中で、「これまでスムーズにできていたことが面倒になった」「負担が加わった」という重荷感覚が生まれます。このとき、外国人社員に対し自分ばかりが歩み寄る努力をしているという不公平感も同時に生じるのです。この不公平感は、外国人採用が会社にどういった成長をもたらすのかを現場社員が理解していないほど生まれやすくなります。

弊社が日々採用のお手伝いをしている企業様の多くでは、外国人採用という方針は現場からではなく、役員以上、もしくは社長の独断で決定されることが大半です。ベンチャー企業では特に人事部や経営企画といった組織を介さず採用戦略が直接社長の指揮に拠っているケースも多いでしょう。しかし外国人社員が入社した場合、毎日一緒に業務を行うのは現場のエンジニアです。ここで意思決定をした人と実際に対応を求められる人との間にギャップが生じます。

初めての外国人採用であれば、現場が会社の採用戦略の意味を理解していることは最も大切な要素の一つと言えます。なぜ新たな取り組みが今必要なのか、”コスト”以上に待っている希望は何か、そういった説明を丁寧に繰り返し、社員からの理解を獲得することが大変重要です。

<実際にあったケース>
社長自らが1人で外国人採用の舵を取り、大変優秀なエンジニアの採用に成功。しかし事前の十分な説明や共有認識を持つ場もなかった現場エンジニアは毎日その変化に混乱するばかり。「外国人は1人でいる個人行動の方が好きだろう」「日本語で話しかけても通じないだろう」そういった憶測から外国人エンジニアの孤立が進み、最終的には早期退職となってしまった。

 

②言語面でのフォローや変更が必要な箇所をリストアップする

採用となる前に、具体的にどの場面で言語面のフォロー(英語化)が必要になるかを具体的に一つずつリストアップしましょう。現実的に取り組める内容から優先順位をつけ、最終ゴールまでどういったスピード感で改革をしていくかを社員の理解を得ながら決定していきましょう。

外国人採用と一言で言っても個人によってレベルは様々で、会話においては問題がなくとも、書類の読解となると全くできないという方もいます。ビジネスレベル以上で日本語を使用することができる外国人エンジニアも確かに存在しますが、母数の少なさや採用の困難さを考えると英語化はある程度企業側の取り組みに期待される部分もあるのが現実です。

例として下記のような場面ではどれを英語化するのか、もしくは現実的に取り組める順番は何かを事前に検討することをおすすめします。

・社内メール、チャットツールでの使用言語
・ミーティングの実施、議事録での使用言語
・社内規則、マニュアルなどすでに作成、蓄積されている文書
・同僚との社内での日常会話言語


最近では、勤怠管理や、エンゲージメント評価システムなどのツールを導入している企業も多いと思います。こうしたツール導入前にも、英語表記に対応しているかという確認事項が追加されるでしょう。

外国人採用を本格的に推し進めるのであれば、社内言語を英語化し、スムーズに全員が適応できればそれに越したことはないのかもしれませんが、英語化そのものが本質的に大切なわけではありません。現状とこれからの計画を説明し、会社としての取り組み姿勢を示すことでお互いが同じ認識下にあることを目指しましょう。


<実際にあったケース>

社内にはすでに複数の外国人エンジニアが在籍、必要な場面で日英併用をしていたため環境としては問題なしと見込み日本語スキル0のエンジニアを採用。マネージャーとの会話は英語を基本とし、ミーティングなど必要な場では訳をつけていた。しかし、後の面談にて、外国人であるがゆえに社内で入手できる情報量が減るという状況に不公平感を持っていたことが判明。日々何気なく行われる情報共有は日本語になっていたり、議論が白熱した際に通訳が後回しになっていたことなどに気がつけていなかった。これを機に社内で新たに英語化できる部分を正式に決定し、浸透させた。

 

③定期的に密なコミュニケーションが取れる1on1導入を検討する

もし現在御社に、社員とマネージャーもしくはメンターのような存在の方が1対1で定期的に面談をする仕組みがない場合、何らかの方法での面談機会を持つことをおすすめします。外国人社員から悩みを打ち明けられていない、不安な様子が見られない=順調という判断は危険です。

入社後1ヶ月は特に、新たな仕事・環境への期待と、社内での印象を損ねたくないという心理から不安・不満は持っていても明かされない傾向にあります。自分が我慢すれば済む話なのか、会社に打ち明ければむしろ歓迎されるのか、そういった温度感を見計らっている時期とも言えます。

弊社では、ご紹介後に入社となった方と1〜2ヶ月後にチェックアップ面談を行わせて頂くことがあるのですが、ここで企業側と外国人社員との間の認識ギャップに気づくことが多々あります。業務中、ミーティング中、休憩中などの会話だけで本心を探ることは極めて困難です。1対1で社員側の話を聞くことに重点を置かれた場を意識的に作ることは本音を聞き出す上で効果的です。

まとめ

創業時から外国人メンバーがいるケースを除き、ある程度人数が集まった後に外国人採用を始める場合、「外国人」という要素は間違いなく他のメンバーと様々な面で異なります。言語、マナー、常識、働き方、人によって基準となる文化やものの考え方は多様で、一緒に働くと想像をしていた以上に細かな点での言語化の必要性に気づかれることでしょう。

対立の意図がなくとも「日本人社員vs新入外国人社員」という構図が不可避的に生まれる中、マジョリティである既存の日本人社員やシステムがどれだけこの新事態と向き合えるかが、体制変更への鍵となります。

外国人採用を始めるという機会は、この先採用する社員の国籍に関わらず社内を見直す絶好の機会とも言えます。ぜひまずは3つのポイントをもとに社内側でできることから始めてみてはいかがでしょうか。

◇◇◇
管理のしやすさだけを追い求めれば同質なメンバーを揃えることが最善だが、そこからイノベーションは生まれるのか。そういった視点からも外国人採用に取り組むベンチャー企業は増えてきています。御社の外国人1人目採用に良い出会いがありますように!


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小林喜子
小林喜子
Marketing Officer 大学を卒業後アクティブ・コネクターのインターンから参加し、フル参画。アカウントマネージャー職を経て、現在は多様性を真に強みとできるグローバルチームづくりをリアルな現場から探るため、インタビュー記事やブログを執筆、発信している。

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