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オンライン面談を成功させるポイント!《英語・エンジニア採用編》

#オンライン面談 #外国人エンジニア採用

コロナ対策の一環として、オンライン面談を実施する企業が増えてきました。今回は、オンライン面談を成功させるためのポイントを、多くのベンチャー企業の実例やフィードバックを元に、まとめてみました! 特に弊社は、外国籍エンジニアの採用を実施するベンチャー企業の方々をサポートしているため、英語でのオンライン面談、技術者のオンライン面談という点にフォーカスしてお伝えします。


 



オンライン面談を実施することのメリット

まずオンライン面談を実施するメリットとしては、①御社の面談スピードが上がる、②御社の印象をよくする、という二つがあります。

一つ目の面談スピードがあがる、という点については、現在多くの候補者が在宅勤務中というのがあります。私たちが色々な候補者との面談設定をしている中で、最近オンライン面談であれば非常にスピーディーに、近日中に設定できるようになってきた、という印象があります。これは、在宅「勤務」である一方で、実際に勤務時間中に面談を設定している人が多かったり、在宅勤務時間の開始直前・直後、休憩中等に面談を設定できるから、ということに起因しているのではないかと思います。

二つ目に、多くの人がコロナウィルスへの感染に心配していたり、クラスターの感染を起こしてしまうことを心配しています。そんな中、オンライン面談の選択肢を候補者に伝えることは、御社が候補者の方の健康を気にしていたり、社会的にコロナウィルスの拡大を抑えることに貢献しようとしている、というスタンスのアピールになります。これは候補者から御社に対して良い印象を持つことにつながります。

 

 

オンライン面談を実施する前に行うべきこと

このように御社がオンライン面談を実施するメリットはある中で、対面での面談ができないから単純にそれをそのままオンラインに変更すれば良いか、というとそれだけでは不十分です。対面での面談ではないからこその、いくつかの準備が必要です。そのような準備を十分に行うことで、対面での面談と同様レベルのクオリティの面談が実施できます。

オンライン面談を実施する前に行うべきことは下記の通りです。

オンライン面談ツールの選抜:弊社のオススメは、リンクさえ相手に伝えれば実施可能なオンライン面談を選抜することです。ツールのオススメは本ブログの最後に記載いたします。また外国人エンジニアの方の面接の場合は、日本語のインターフェースのものではなく、英語でのインターフェースもできているものがオススメです。

別途スキルテストを準備する:面談を対面で、かつ英語で行うのは大変な中、オンラインで行うと、より聞き取りが大変だったり、こちらの意図を伝えるのが大変です。エンジニア採用をする際に非常に重要なポイントである、スキルのチェックについては、面談の中だけで確認するよりも、別途スキルチェック等を実施しておき、その結果を面談の中でも確認することもオススメです。スキルテストとしてはPaizaのスキルテストを実施されるケースや、自社で課題を作られるケースもあります。

面談で確認すべきポイントを明確にしておく:英語での面談、オンライン面談というのは、ハードルがあります。そのため、面談を実施する前に確認したいポイント、質問項目をしっかりとリストアップしておくことは有効です。場合によっては、そのような質問内容を事前に候補者に送り、回答をメールでもらっておく、というのも大切です。オンライン面談では、特に相手の「空気感」に合わせて質問をしていく、といのが非常に難しくなるため、事前に相手に「突っ込んだ質問」をできるように、いかに準備ができるかというのが大切です。

候補者の人に事前にマイクとビデオの確認をしてもらう:意外と忘れがちなのですが、オンライン面談を実施する際には、実施する企業側の準備だけでなく、候補者の方の準備も大切です。事前に候補者の方にオンライン面談実施する上でのリンクをお送りして、ビデオやマイクのテストをしてもらうことは有効です。面談実施時に、テクニカルトラブルで10分ほど無駄にしてしまうというケースもよくあります。60分の面談のうち6分の1を、ただの技術トラブルで終わってしまうというのは、非常にもったいないです。事前に候補者の方に何をどんな風にチェックしておくべきか、というのは面談詳細連絡時にお伝えしましょう。

オンライン面談の時に見せられる資料を準備する:オンライン面談中に、候補者の方に見せたいプレゼンテーション資料などを整理しておくことも大切です。英語で色々と説明するのは、大変な中、プレゼンテーション資料などで自分たちが伝えたい内容を補足するのは非常に有効です。面談実施前に、会社の説明資料だったり、戦略をまとめたもの、等を準備しておきましょう。

バックアップを用意する:オンライン面談を実施すると、意外と計画通りにいかない、ということがよくあります。画面は映るのに音が聞こえない。逆のパターン。相手の声が聞き取りづらい等。そのため、オンライン面談を実施する場合は、一つのツールに頼らずに、いくつかのツールを用意しておいたり、最悪の場合は相手との電話面談になることも覚悟し、相手の電話番号を確認するなども大事です。

 

 

オンライン面談実施時に工夫すべきこと

オンライン面談を実施する際に、オンライン面談だからこそできるポイントを最大限活用しつつ、オンライン面談でのデメリットを解消する工夫が大切です。

例えば下記をおすすめします。

面談スタート時に、流れを説明。相手の同意を取る&提案をもらう:画面に向かって候補者がずっと集中し続けるのは、対面での面談よりも努力が必要です。そのため、面談スタート時には、企業の面接を実施する人が面談の流れを伝えることをオススメします。また候補者の方に、何かその流れで問題があるか、という確認をとっておきましょう。場合によっては、相手から順番を変えて欲しいだったり、ある項目にはもう少し時間が欲しいなどの提案が入ってくるかもしれません。

相手に英語でのハードルがあることを事前に伝える:候補者と英語での面談をする際には、オンラインで大変だということを、候補者に理解してもらうのが大切です。そのため、候補者の方には「何かわからないことがあったら教えてね」と伝えておくこと、「わかりやすくゆっくり話して欲しい」というのを、伝えておくのも大切です。

会社の説明には、画面共有で資料を使う:面談では、候補者の方に御社のファンになってもらうことが大切です。これは、例え御社が不採用にする、という判断をしたとしても、候補者の方が御社のファンになってもらう、というのは、御社の今後のレピュテーションであったり、将来的な採用活動においても非常に重要です。そのため、面談で御社の説明をする際には、英語・オンラインというハードルを超えて、相手にしっかりと御社の理解をしてもらうためには、資料を活用しその資料を画面共有するのはオススメです。

Slack、電話をオフにする:意外と忘れてしまいがちなのですが、オンライン面談実施時に、電話がきてしまったり、Slackの通知音が流れたりで面談に集中できないということが起こり得ます。そのため、Slackの通知音をオフにすること、電話は切っておくということは面接官の方が行っていく必要があります。

 

 

オンライン面談ツールの選抜

外国人エンジニアの方とオンラインの面談を実施するのであれば、上述の通り、英語のインターフェースが十分にあるもの、外国人エンジニアの方にある程度馴染みがあるツールであることをオススメします。また、相手のIDを確認して、という作業が必要のないURLで完結するウェブ面談ツールがオススメです。

そのような中で弊社のクライアント企業での利用率も高いものは下記の3つです。

1)Zoom: 圧倒的に人気なのは、Zoomです。Zoomでの面談は外国人エンジニアの方に馴染みがあります。画像、音声共に安定していると評判です。また、必要であれば録画もでき、録画した情報を他のメンバーに共有するなども可能です。

2)Google Hangout:大半の方がGmailのアカウントを持っているため、Google Hangoutでリンクを作り、そのリンクに入ってもらうということをいくつかの企業が実施しています。なお、弊社の経験談では、相手がWifiが悪い環境の方だと、意外とGoogle Hangoutの方が音声は良いかな、という印象を受けています。

3)Whereby: 最近このシステムを使っての面談を設定する方が増えてきている印象を受けます。クオリティやスピード感等は特に上の二つと変わらない印象を受けました。

なお、Skypeは、相手のIDを得る必要があるのと、たまにいただいたIDを入れて検索してもなかなか出てこなかったりのトラブルが発生するので、Skypeでの面談はあまりオススメしません。

 

 

オンライン面談「あるある!?」話

最後に、弊社での体験談をもとに、いくつかオンライン面談での裏話をお伝えします。弊社では、弊社に登録する求職者との面談をオンラインでよく実施しています。そういったオンライン面談で、まさか!?というようなオンライン面談が過去に結構あったので、共有いたします。

自転車に乗りながらの面談:忙しかったのでしょうか。移動中の時間も有効活用したい、という思いだったのか、自転車を乗りながらの面談があったそうです。その面談を担当した弊社のコンサルタント曰く「ちょっと聞き取りづらいことがあったかな。あと少し相手が安全運転か心配だったな」との話です。

会社のトイレの中での面談:静かな場所で面談を実施したい、という話をしたためか、登録者の方が、ご自身が働かれている会社のトイレの個室の中でオンライン面談を実施された方がいるそうです。担当した弊社のコンサルタント曰く「他の人にやはり聞かれるのが心配なのか、やたらコソコソと静かな声で話していて聞き取りづらかったかな。」

会社の自らの席で堂々とオンライン面談:コンサルタントが面談を開始したら、普通の職場の光景で、後ろを時折通る人もいて気になったそうです。そこで登録者の方に確認をしたところ、職場とのこと。登録者の方曰く「周りの人は英語がわからないから心配いらないよ!」とのことで面談は続行したそうです。まさか!?の展開ですよね。

弊社は人材紹介会社で、その登録者という関係でのオンライン面談だったからこその「あるあるネタ」なのかもしれません。とはいえ、オンライン面談、色々なケースがありえるということを想定して、準備するのもいいかもですね!

 

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