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2年間でこんなに変わった!在宅勤務ツールのおすすめ【2020年度版】

#在宅勤務 #働き方改革

私たちが在宅勤務を開始したのは2018年。この2年間の間で、2年間の間に色々と試行錯誤をしたり、世の中の便利ツールも増えてきた中で、私たちの在宅勤務に役立つオススメツール等にも変化がありました。2年間の試行錯誤の過程を踏まえた、在宅勤務にオススメの最新ツールや方法を一気にお伝えします!また他のベンチャー企業で導入していて評判のものも、合わせてお伝えします。


 

 

ビデオ会議ツール

まず在宅勤務を行う上で一番のネックになるのが、「対面での会議ができないこと」なのではないでしょうか。社内でのチームミーティング、社外の方々との会議など、意外とやはりメールやチャットだけでは完結しないことがたくさんあります。

2018年、私たちが在宅勤務を導入した時は、Google Hangoutを使っておりました。2020年4月現在、弊社のビデオ会議ツールとして使用しているのはZoomです。

Zoomの良い点を下記に列挙します。

・Zoomの利用者が増えてきているので、社外の人との打ち合わせでも「Zoomでの会議をしましょう」と伝えてスムーズにビデオ会議ができる
・画面共有がスムーズ。Google HangoutやSkype等は、自分のPC画面全体の共有というオプションしかないのですが、Zoomだと、「どの画面を共有するのか」というのが選べます。例えば、Chrome画面なのか、開いているPPTなのか、などピンポイントで指定できるのは意外と便利です。
・画像や音声は安定している印象。これはあまり比較がしっかりできていないのと、意外とネット環境が悪い人はGoogle Hangoutの方が良かった、という実例もあるのですが、総じて画像と音声に大きな問題はないです。
・チーム内での会議の場合は、ちょっと遊び心を入れて、自分の背景を変更させたり、Snapカメラを入れて面白い映像での会議参加ができたりもします。

 

ちなみに弊社でのZoomの使い方は下記の通りです。

1:Zoomで集まろう!と言った時に使う「定番URL」:毎回リンクをシェアするのは手間なので「いつものZoomで!」と言えるのは便利です。
2:社外の方との打ち合わせに作る、個別のミーティングURL
3:その他ニーズに合わせて作成するURL
4:社内で2つのZoomアカウントを持つ:アカウントが一つだけだと、ミーティングがバッティングしてしまうので。イメージでいうと会議室を2つ持っている感じです

 

なお、他のベンチャー企業の方々がビデオ会議ツールで使われているのは下記のようなものがあります。

Whereby

Bluejeans

Google Hangout Meet

 

 

チャットシステム

2018年には弊社でSlackを使っていました。2年経った今も、私たちはSlackを使っています。かつ弊社はSlackの無料版を使い続けていますが、今の所特段の問題はありません。

Slackの無料版を使いながら、効率的に仕事をしていくために掛け合わせて使うとオススメのツールなどもお伝えします。

・Slackは基本的に「その瞬間の会話」として。何かの記録やしっかりとした情報シェアとしては使わない(重要な情報シェアは、E-mailでグループメールアドレスあてに送ります)
・Slackだとスレッドの中に、会話が埋もれていったり、優先順位がつけづらいため、何か相手に仕事を依頼したり、相手へのリクエスト・ディスカッションで急を要さないものはTrelloに書いていくようにする

 

Slackをうまく使っていくポイントはまだ弊社でも試行錯誤ですが、今活用しているチャンネルで、オススメのものは下記の通りです。

#Happyannouncment: 社内の嬉しいニュースをシェアするチャンネルです。弊社の場合、人材採用のお手伝いをした企業からの嬉しいコメントだったり、仕事探しをお手伝いした外国籍のエンジニアの方からのフィードバックなどをシェアしています。
#checkin-checkout:在宅勤務だと誰がいつ働き始めたのかよくわからなくなってしまうので、在宅勤務を開始、ブレイクに入るタイミング、仕事終了のタイミングをシェアしあうチャンネルです。

 

なお弊社ではSlackですが、他のベンチャー企業で使っているチャットツールは下記のようなものがあるようです。

Discord :どれだけの企業が使っているのかわからないのですが、元ゲーマー向けチャットということで少し遊び心があるようです。音声ベースのコミュニケーションなども取り入れられやすいと聞きました。

Chatwork:6−7年前はよくベンチャーの方とのやりとりで「メールでなくチャットワークでやりとりできますか?」と聞かれました。

 

 

電話会議

ウェブ会議をするほどではないけど、ちょっと音声で話した方がいいことがある。

クイックに相手に電話して確認したい、そんなことがよく在宅勤務中には出てきます。

今私たちが使っている電話連絡手段は主に下記の通りです。

1、Slackのコール機能:チーム内のクイックコールによく使います。相手がアプリとしてデスクトップでローンチしていて音声をオンにしていれば、ほぼ電話と同じようにかけられます。無料で使える上、音声としてもそこまで問題はありません。ボイスのみならず、映像もつけられます。
2、Skypeの電話機能:Skypeクレジットを入れて利用するSkypeコール機能は、外部の人に在宅勤務中にメンバーが電話する時によく活用しています。この機能を活用することが多いメンバーは「電話を自ら受けることは少ないけど、外部に自分からかけることは多い人」です。
3、格安携帯:定期的に外部からの電話を受ける、かつ外部に電話することがある人は、Y Mobileの格安携帯を使っています。

他にもチームメンバーのお互いの電話番号を知らない、ということもあると思うので、電話番号の一覧シート等をGoogle Spreadsheetで作っておいて社内で共有しておくのもオススメです。

 

 

クラウドでのドキュメント管理

完全在宅勤務になると、オフィスに当たり前のようにあったドキュメント、オフィスでハンコを押さないとできないものなどがネックになってきます。

その中で、弊社がドキュメント管理として導入しているのは現在は下記の通りです。

クラウドサイン:外部の方、内部での契約書のやりとりはクラウドサインで締結するようにしています。なお、他社、特に外資系の企業ではクラウドサインではなく DocuSignをよく使っている印象があります。
Google Drive:Googleのスプレッドシート上での書類共有、ドキュメント作成をよく行うことがあるので、Google Drive上でそのままドキュメントを管理しています。ただ少しGoogle Driveで階層化した形でのしっかりとした書類管理は難しそうという印象を受けているので、何か公式書類等を管理する他のツールを入れた方がいいかな、というディスカッションも出始めています。
・顧客情報の管理システム:顧客とのやりとり、顧客の情報を管理するためのCRMを入れています。
IEYASU:ドキュメントというカテゴリーで語るのはよくないのかもしれませんが、出退勤については、IEYASUというシステムで今はみんなで管理しています。もともとJOBCANも使ったりもしていましたが、IEYASUは無料で使えるので、IEYASUに移行しました。少し細かい勤怠管理などでは課題があるので、このまま使い続けるかわかりませんが、IEYASUは1年以上使っています。

 

 

 

補足

2018年の時に使っていたもので、もう使っていないものは下記のとおりです。

スピーカー:もともと在宅勤務の人が一部Xオフィスにいる人が大半、という状況での在宅勤務を行なっていく上で、オフィスにいる人が、在宅勤務の人の声が聞きづらくて会話が難しいというのがあり、スピーカーを活用していました。今では、全員在宅勤務という状況なので、このスピーカーは不要になりました。

またこれはツールという観点以上の話ですが、色々と実践してきて感じているのは、在宅勤務が一部でオフィスで大半という形を作るよりも、全員在宅勤務、全員オフィスにいる、というように曜日ごとに完全に在宅・オフィスを別ける方が、コミュニケーションはスムーズにいくと思います。

プロジェクター:これもスピーカー同様、全員が在宅勤務になったため、使っていません。同時に在宅勤務に慣れてくると、みんながちゃんと各自のパソコンで画像を表示していれば特にプロジェクターは不要ということがわかりました。プロジェクターに向かってそれぞれの顔の向きが異なるよりは、画面に向かっている方が統一感もあったり、画面越しの会話としてはなんとなくスムーズかな、という印象もあります。

 

2020年のWith コロナ時代の在宅勤務で、オフィスにあって家にないので工夫が必要かな、というのは下記の通りです。

・スタンディングデスクが欲しい!オフィスにはあったスタンディングデスク、家にはないので、姿勢の問題などで腰が痛くなる人が出てきそうです。

・良いチェアが欲しい!実はうちのオフィスはオフィスチェアへのこだわりがあり、ハーマンミラーのチェアをみんな使っていました。やはり長時間の仕事だと、良い椅子が欲しいなーという気がしてきます。

 

皆様の会社では在宅勤務ツール、アイテムはどんなものを取り入れていますか?

ぜひ色々な方と情報共有しながら、みんなでより良い在宅勤務を実現していけたらと願っています!

 

 

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松本麻美
松本麻美
"Go Beyond Diversity" 外国人ハイスキルエンジニアとベンチャー企業をつなげることで、一人一人が情熱を思い切り追求できる世界を創ることを目指すアクティブ・コネクターを2013年5月に創業。17歳で単身渡英。ウェールズの寄宿舎での2年間の生活、カナダでの大学生活を経て、就活やインターンに明け暮れる大学院生活を送ったのち外資金融に入社。311を機に退職をし、パキスタンに渡る。その後情熱に突き動かされるままに起業。https://jp.active-connector.com/

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